广西壮族自治区

柳州市总工会文件

柳工字〔2009〕62号

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关于建立和完善困难职工档案的通知

各县总工会、各城区工会、各产业（行业）工会、市直机关工会、柳东新区工会、阳和工业新区工会、市私企工会、各基层工会：

2007年以来，按照全国总工会和自治区总工会的要求，我市各级工会建立了困难职工档案，并录入了全国总工会的工会帮扶工作管理系统，为困难职工、农民工提供方便、快捷、高效的服务，对做好帮扶工作起到了良好的推动作用。

为加强工会帮扶工作长效机制建设，夯实管理基础，实现全国工会帮扶工作数据统计上报工作的规范化、标准化、网络化，进一步拓展和完善全国工会帮扶工作管理系统，全国总工会对工会帮扶工作管理系统进行了升级，对其中部分填报项目的类别作了较大调整，并将已上报的困难职工电子档案全部退回各建档单位。全总保障部对该系统的填报作了明确要求，现结合我市实际，提出以下几点要求：

一、工会帮扶工作管理系统登录方法

所有困难职工档案必须录入工会帮扶工作管理系统，使用时通过互联网浏览器访问网址http://care.acftu.org。

1、软件要求客户端为windows系统，互联网浏览器为微软IE6.0-sp2版以上。不建议使用低版本的IE浏览器或其他类型的浏览器软件。

2、软件需要浏览器允许弹出窗口，才能正常使用。点击浏览器菜单“工具”——“弹出窗口阻止程序”——“弹出窗口阻止程序设置”，在允许的网址里加入“care.acftu.org”。

3、每一个用户第一次登陆升级后的全国工会帮扶工作管理系统时，需要重新核实自己的相关信息。请按照提示修改人员信息，将本单位详细信息及管理员信息录入，并更改密码。

4、各级档案管理员登录工会帮扶工作管理系统后，请首先在“政策文件”模块下载管理系统使用手册。

5、各级在对系统的测试、学习和培训时，请登入http://testcare.acftu.org模拟系统中进行，勿在新系统中开展，原来在系统中建立的假设性信息必须删除。

二、规范困难职工档案管理

（一）用户设置和密码管理

1、加强用户管理。县区工会、产业工会和基层工会要确定好每级的管理员，要有专人负责。临时使用的用户要及时删除，对被别人使用知晓的密码或因用户调离本单位的都要及时修改密码。要明确用户权限，系统管理员要给每个用户明确自己的权限，对应相应的工作给相应的权限，不能全部都给。

2、规范用户名称。用户名最好为各工会或单位的汉字详细称呼，避免与其他用户重名。

3、加强密码管理。为保证安全，密码启用数字加字母组合，设置要尽量复杂，字母和数字都不能少于3个，另外要定期更换密码。

4、删除、转移、导出数据要慎重。各级用户管理员要严格把关，对导出数据一定要慎重，一定要核实申请导出或转移用户的身份名。各用户在删除、转移数据时要慎重，一般情况不要轻易删除和转移。

（二）关于如何为困难职工建档

1、困难职工档案分类

升级后的软件将困难职工档案分为三类，即：困难职工档案、农民工档案和临时救助档案。

困难职工概念是包括农民工，但为了区分，升级后的管理系统特意给农民工做了一个单独的档案模块，在“身份”栏中“农民工”的确定一般要符合在会、困难、务工人员（含务工后失业）三个条件，只要身份是农民工，系统就会自动进入农民工档案。

困难职工（含困难农民工，下同）范围：

一是家庭人均收入低于当地最低生活保障线，经政府救助后生活仍十分困难的困难职工。（低保户）

升级后的软件将所有以前低保线以下的困难职工全部自动进入低保户档案，各单位在操作时，要注意将没有取得低保证，但实际处于低保线以下的困难职工档案，从低保户档案中转入低保边缘户档案。待该职工取得低保证后，再转入低保户档案。

二是家庭人均收入略高于当地最低生活保障线（一般不得高于当地最低生活保障线40%），但由于疾病、子女教育或意外灾难等原因，不能维持基本生活的困难职工。（低保边缘户）

三是因各类自然灾害或重大意外事故等原因造成生活特别困难的困难职工。（意外致困）

四是因劳动经济等合法权益受到侵害需要法律援助和就业遇到困难的困难职工。（意外致困）

临时救助档案范围：

主要用于对那些不属于困难职工的救助，比如遗属，领导对见义勇为职工的慰问，对某群体职工的慰问等等。需要注意的是，如是对某群体职工的慰问必须将所有职工的档案全部建立完善。

各单位已建立档案中，家庭人均收入高于当地最低生活保障线40%以上的困难职工，属于因各类灾害或重大意外事故等原因造成生活困难的，应当列入意外致困困难职工档案；对不符合困难职工标准又确实需要帮扶救助的，要转入临时救助档案。

2、建立困难职工档案采用户籍制

建立困难职工档案，必须一户一档，必须要填写每个家庭成员，而且身份证作为唯一识别码（困难职工以身份证为准，其家庭成员身份证以户口本为准）。对无法提供身份证和证明材料的困难职工，应当注销其困难职工档案。

这里需要说明的是子女助学是针对困难职工的，所以是要给困难职工建档，而不是给子女建档。对已经给子女建档的，要合并到其父母的困难职工档案中，操作办法见帮扶工作管理系统使用手册。此外“单亲”这个概念，主要是指职工离异或丧偶且有小孩。

3、困难职工档案注销和删除

困难职工去世后或调离工作单位的，应当注销其困难职工档案，而不是直接删除，因为一旦删除，这个困难职工所有历史帮扶救助信息就将全部丢失，无法进行恢复或查询。

对不符合困难职工标准的档案要及时删除，但以往帮扶过的救助对象，在补充完善帮扶信息后，只能给予注销，不能删除。

（三）关于如何规范帮扶信息

1、困难职工帮扶工作的原则

一是必须要建立动态的困难职工档案作为依据；

二是必须坚持“先建档、后帮扶、实名制”原则，凡货币、实物领取均采用实名制；

三是必须坚持领款、报账（如购物）资料齐全，手续完备。以现金和实物帮扶时，需填写现金、实物领取凭证，由领取人签收，一般情况不得代签，特殊情况需要代签的，要有最终领取人补签回单证明,集体领签后必须要保存回执（就是基层工会主席代领回去后一定要送来或寄来困难职工领钱领物的回执）。以职业培训、职业介绍、法律援助等方式帮扶时，需提供帮扶对象名单、帮扶内容、帮扶项目，培训学习或帮扶中心购买救助用物资等，一定要有收据和发票；要填写领款、物凭证；要有帮扶中心领导审批签字；由本人签字认可。严禁编造名目，弄虚作假。所有的发放都要详细登记造册备查。

2、各类帮扶对象的帮扶程序

困难职工帮扶：一般是通过各基层工会先调查摸底，然后建立困难职工档案，如果来访求助人员没有建档，首先要核实身份，看是否符合建档条件，如果符合建档要求，建档完后再根据实际情况进行帮扶，帮扶后及时输入帮扶信息。

农民工帮扶：第一步核实身份，查看相关证明材料。第二步输入身份证号，查询看是否已经建档，如果没有，则建档；如果已经建档看是否被帮扶，如果没有帮扶，根据情况进行帮扶；如果已经被帮扶，看是否有重复救助情况。帮扶后一定要及时输入信息。

临时帮扶：以往临时帮扶主要是农民工，但现在农民工已经有了自己的模块，所以这里主要是针对一些对不符合救助标准的救助，比如送温暖期间，去农民工工地，或者给某一特定群体进行帮扶，这部分可能事先并没有档案，而又不符合困难职工的界定，所以应当放在临时帮扶档案，但临时帮扶不能使用中央财政专项帮扶资金，因为中央财政有明确的帮扶范围和对象。

3、如何录入帮扶信息

所有帮扶救助信息都要及时录入“帮扶信息”模块，可以在困难职工档案上直接点击“增加帮扶救助信息”，进行填报，也可以在帮扶信息模块中录入。对集中开展的帮扶活动，可以采用批量帮扶的方法录入帮扶信息。录入的帮扶信息，必须与财务部门记帐原始凭证相一致。

生活救助、医疗救助：一般是送钱和送物，按照实际救助金额输入信息。但要注意两种情况：一是送温暖的集体帮扶，软件有批量添加帮扶信息功能，但要注意的是在集体帮扶的时候，一定要有所有接受帮扶的困难职工或农民工的详细档案，并且有相关人员的签字。二是送物品。折算成金额填入帮扶信息，但要在备注中填上物品名称。

子女助学：子女助学是以该学生是困难职工子女为依据的，其家长必须是困难职工或农民工，而且建立档案是以家长建立的，学生是家庭成员填入档案中，在帮扶时一定要注意重复救助的情况。

职业培训：主要是两种，一是委托培训机构培训，一般是帮扶中心委托培训机构对困难职工或农民工进行培训，要注意的是一定要签订协议并保存好，同时要有保存相关证明材料，留存在帮扶中心的材料应当有：签订的协议、培训费用标准的材料或详单、被培训人员的确认参训签字。填报到系统中，把培训费总额平均到每个被培训的困难职工人员头，再填报信息，在备注中注明培训学校、培训时间、培训项目、培训班次等。二是工会自己培训机构培训，要留存的应当有：被培训人员的签字、所有的费用详单（讲课费、教材费、材料费等等），填报到系统时，把培训费总额平均到每个被培训人员，再填报信息，在备注中注明培训机构、培训时间、培训项目、培训班次等。

职业介绍：主要是大型招聘会和日常职介，大型招聘会以门票为标准，通过免费发放门票的形式，门票的费用就是每个人的职介费，输入帮扶信息时在备注中注明招聘会的时间、地点、签约情况；日常职介，以实际产生费用为标准，输入帮扶信息时在备注中注明职介所的名称和签约情况。

法律援助：一是法律咨询或代理文书等，费用较少，主要是帮扶中心的律师费用，一般不得使用中央专项帮扶资金，建议使用其他经费；输入帮扶信息在备注注明接待律师姓名和援助内容；二是诉讼费等，一种是直接补贴诉讼费，以直接发生费用为准，输入帮扶信息在备注注明诉讼简要情况；另一种是工会法律援助中心的律师代理诉讼，保留其产生的有关费用清单和被援助人确认的签字，输入帮扶信息在备注注明代理律师姓名和代理的简要情况。

（四）关于财政专项资金管理

根据规定，中央财政专项帮扶资金不允许跨年度使用，不允许超范围使用，必须要实名制。从帮扶救助信息汇总到财政专项资金管理模块时，一定要核对，必须与财务上的记账、留存的实名制纸质材料相符。

三、困难职工纸质档案的要求

1、因升级后的困难职工档案信息有所调整，各县区工会、各产业工会软件管理员要尽快将重新下载的困难职工档案表发到原建档单位，以便各建档单位依据管理系统中调整的填报项目将所有困难职工纸质档案全部重新审核，对空缺项进行补充和完善，档案信息应当完整准确，不得再出现任何逻辑性错误；

2、填报困难职工档案的困难职工本人，应附本人申请一份；

3、对困难职工及其家属成员身份证号码一律完善为18位，并附身份复印件；

4、对低保户和填报的致困原因，要附相关复印件或相应证明件；

5、“是否单亲”中的单亲主要是指困难职工本人离异且有小孩的困难职工

6、困难职工纸质档案需要有困难职工所属单位或工会盖章，由县区及基层工会留存备查。

四、困难职工电子档案的要求

1、困难职工电子档案要以纸质档案为基础认真细致地进行填报，对困难职工情况发生变化的，建档单位要及时与上级工会沟通，纸质档案和电子档案要及时进行修改和补充；

2、电子档案中要求的不管是带＊号的还是不带＊号的，都要填写，不得再出现有遗项、漏项等现象的发生；

３、建档以户为单位，一户家庭有两人以上为困难职工（农民工）的，确定其中一人为户主，其他人员在家庭成员栏填报，原来已建的可以进行档案合并。

4、困难职工的身份证及被认定为困难职工的原始资料（残疾证、低保证、诊断书等），应扫描进入档案，作为档案附件。
    5、对已不符合条件和已故的职工要及时予以注销和脱贫处理；

五、存在问题

1、帮扶工作管理系统使用存在安全隐患。个别单位保密意识不强，密码设置过于简单，很多是默认密码没有更改；有的工会聘请一些大学生临时帮忙输入档案，但事后这些学生用的用户名不注销，密码也不更改。

2、用户管理存在问题。有的单位设置用户名称不规范、不严肃；有的单位用户没有明确分工，权责不分；有的忘记密码或有人员调离的用户仍不删除。

3、功能发挥不充分。大部分单位系统模块没有全面使用，尤其是帮扶救助信息、职业介绍、法律援助、信访接待等模块没有得到运用。

4、困难职工档案不完善。有的单位仅仅填了编号、姓名、身份证号等几个必填项，很多相关资料根本没有填报；部分单位存在夫妻双方都建立档案现象，导致重复建档；一些单位在助学中给困难职工子女也建档。

5、帮扶信息录入不及时。大部分单位都不能做到随时帮扶随时录入帮扶信息，而是集中在某一时期录入，导致帮扶信息滞后。

6、帮扶程序不规范。不能做到“先建档、再帮扶、实名制”，部分单位先进行了帮扶，然后再建立档案。出现这些问题，一方面原因是软件系统本身存在的问题。另一方面原因是个别单位领导重视程度不够，缺乏对帮扶软件作用和功能的了解；有的具体工作人员业务不熟，对软件功能掌握不够，缺乏基本操作基础；一些同志缺乏安全意识，没有认识到困难职工数据是重要的数据，随意建立用户，随意告诉别人密码，对困难职工资料随意公开。

六、工作要求

1、加强组织领导，充分认识做好困难职工档案工作的重要性

各级工会一定要站在落实科学发展观和构建和谐社会的高度，按照当好困难职工“第一知情人”的要求，充分认识到建立完善困难职工档案是当前帮扶工作最重要的基础工作，掌握困难职工和帮扶对象，是新形势下有针对性地开展好工会帮扶工作的客观要求和紧迫任务，必须高度重视。各级工会必须要指定落实档案管理员，负责本级档案的建立、报送工作。要加强对下一级工会的档案建立、管理工作的指导、监管和检查，并做好下级工会报送的档案数据的存储、统计、汇总和审核工作，建立和完善困难职工档案。建立档案的困难职工人数将作为分配各项帮扶、金秋助学、送温暖资金的主要依据。

2、要充分利用和全面掌握工会帮扶管理系统

利用好帮扶工作管理系统软件，是提高帮扶工作的准确性、科学性、规范性的基础性工作，是我们帮扶工作的重要依据，是实现帮扶工作信息化、高效率的重要手段。这次升级后的软件增加了很多功能，各级档案管理员要认真学习研究，熟悉软件的各个模块和功能，熟练操作，真正把这套软件融会贯通，发挥好最大功能。要按照要求把困难职工数据及时、完整、准确地录入软件系统中，实现动态管理，并定期上报。

3、要树立安全意识，管理好帮扶软件数据

困难职工数据非常详细，包括了所有困难职工家庭的基础信息，其安全性和保密性非常重要。困难职工数据一旦被窃取或丢失都是很严重的事件。各级工会一定要树立起安全意识，按照有关要求，明确使用权限，定期修改密码，减少用户使用范围，切实做好安全保密工作，杜绝困难职工数据和帮扶信息外泄的情况发生。

4、按照程序、标准和范围，严格把关，认真完善困难职工档案

困难职工档案是开展困难帮扶工作的重要依据，“依档帮扶”是帮扶的原则。今后全国总工会帮扶资金分配直接与困难职工档案数挂钩，审计和财务部门进行检查、审计也是依照帮扶软件中的困难职工资料进行审计。这次工会帮扶工作管理系统升级后，对所有困难职工档案等数据已经全部退回（橙色背景档案为有问题档案）到原来建档单位，各单位要将有问题的困难职工纸质档案及时补充完善，按要求将补充完善的困难职工电子档案务必于10月20日前录入完毕，并上报市总工会困难职工帮扶中心。原有档案未补充完善之前，新建困难职工纸质档案暂不录入电子档案，系统其他模块要及时跟进运用，做到实时更新，

全市各单位要高度重视此次软件升级后的工作,不断完善困难职工纸质档案,及时完成困难职工电子档案的录入和上报工作。对困难职工档案的填报和录入过程中如有疑问，请及时与市总工会保障工作部联系。电话：2814212，联系人：刘秋红

                                       柳州市总工会

                                        2009年9月11日

主题词：保障  帮扶  管理  通知                                 

 柳州市总工会办公室                      二00九年九月十一日印发

                                          （共印300份）